SharePoint-Berechtigungen wirken kompliziert, weil mehrere Ebenen zusammenspielen. Wenn man diese Ebenen trennt, wird die Fehlersuche deutlich weniger mystisch.
Das Grundprinzip: Vererbung
Ein Ordner übernimmt normalerweise die Berechtigungen seiner übergeordneten Ebene. Erst wenn die Vererbung beendet wird, kann dieser Ordner eine eigene Berechtigungsliste bekommen.
Gruppen sind besser als Einzelchaos
Bei mehreren Personen ist es meist sinnvoller, Berechtigungen über Gruppen zu vergeben. Dann wird nicht bei jedem Ordner einzeln festgelegt, was Person A, B oder C darf. Stattdessen bekommt die passende Gruppe die Berechtigung und die Personen werden dieser Gruppe zugeordnet.
| Situation | Praktischer Ansatz |
|---|---|
| Viele Personen brauchen denselben Zugriff | Gruppe verwenden. |
| Ein Ordner soll bewusst abweichen | Vererbung gezielt beenden und dokumentieren. |
| Jemand sieht einen Bereich unerwartet nicht | Nicht nur den Ordner prüfen, sondern Gruppenmitgliedschaft und Vererbungsweg. |
| Ein Zugriff soll nur für einen begrenzten Bereich gelten | Keine unnötig breite Berechtigung auf der gesamten Bibliothek vergeben. |
Warum die Anzeige täuschen kann
SharePoint zeigt Berechtigungen je nach Ansicht unterschiedlich zusammengefasst. Dazu kommen Freigabelinks, Gruppen und direkte Berechtigungen. Deshalb ist eine einzelne sichtbare Zeile nicht immer die vollständige Antwort auf die Frage „Warum kommt diese Person hier hinein?“.
Mein Prüfweg bei einem Berechtigungsproblem
- Betroffenen Ordner oder Datei eindeutig identifizieren.
- Prüfen, ob die Berechtigungen geerbt oder individuell sind.
- Die wirksamen Gruppen und direkten Berechtigungen ansehen.
- Bei der betroffenen Person prüfen, über welchen Weg der Zugriff tatsächlich kommt.
- Nur die kleinste notwendige Änderung vornehmen.
- Danach mit einem echten Testkonto oder der betroffenen Person prüfen.
Was ich vermeiden würde
- Blind zusätzliche Vollzugriffe vergeben, nur damit „es erstmal geht“.
- Viele Einzelberechtigungen ohne Dokumentation.
- Vererbung an vielen Stellen brechen, ohne später noch zu wissen warum.
- Eine sichtbare SharePoint-Ansicht mit der tatsächlichen wirksamen Berechtigung gleichsetzen.